Chi desidera gestire in modo professionale i servizi di progettazione nell’ambito dell’architettura del paesaggio e dell’urbanistica ha bisogno di qualcosa di più delle sole competenze tecniche: occorre uno strumento affidabile che garantisca una visione d’insieme degli obblighi prestazionali, delle fasi di verifica e dello stato di avanzamento del progetto. La checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel coniuga la struttura normata della normativa tedesca in materia di progettazione con la flessibilità pratica di un foglio di calcolo ed è diventata per molti studi uno strumento di gestione indispensabile. Chi comprende come è strutturato questo strumento, come riproduce la sistematica HOAI e quali sono i suoi limiti, può gestire i progetti in modo più strutturato, sicuro dal punto di vista giuridico ed efficiente.
- Cosa significano, dal punto di vista dei contenuti, le fasi di prestazione HOAI e come vanno classificate dal punto di vista giuridico
- Perché una checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel è utile nella pratica della progettazione
- Come è strutturata una lista di controllo in Excel e quali contenuti dovrebbe includere
- Quali prestazioni di base e prestazioni speciali vanno distinte nelle singole fasi
- Come funziona la checklist come strumento di garanzia della qualità e di gestione degli onorari
- Quali errori tipici si verificano durante l’utilizzo e come evitarli
- Come integrare la checklist nella gestione dei progetti e nella comunicazione all’interno del team
- Quali sono i limiti di questo strumento e quali integrazioni sono opportune
Le fasi di prestazione HOAI: fondamenti e quadro giuridico
Il regolamento sugli onorari per architetti e ingegneri (HOAI) è il principale regolamento di remunerazione per i servizi di progettazione in Germania. Esso suddivide i servizi di progettazione in nove fasi di prestazione che si susseguono in modo progressivo, dalla definizione delle basi progettuali fino alla gestione dell’opera. Questa suddivisione in fasi si applica a diversi ambiti di prestazione, tra cui edifici, spazi esterni, opere di ingegneria civile, infrastrutture di trasporto e pianificazione territoriale. Per gli architetti paesaggisti e i progettisti di spazi aperti è determinante soprattutto la tipologia di prestazione «spazi esterni» di cui all’allegato 11 dell’HOAI, che descrive le fasi specifiche di progettazione per impianti esterni, aree verdi e spazi aperti.
Dal punto di vista giuridico, a seguito della sentenza della Corte di giustizia europea del 2019 e della successiva modifica, l’HOAI non è più applicabile come regolamento tariffario vincolante con tariffe minime e massime rigide, per quanto riguarda la vincolatività nei confronti del committente. Le descrizioni delle prestazioni stesse, ovvero la descrizione dei contenuti delle fasi di prestazione e delle relative prestazioni di base, mantengono tuttavia la loro importanza come sistema tecnico riconosciuto. Esse costituiscono al tempo stesso la base contrattuale, il parametro di qualità e il quadro di riferimento per la fatturazione. Chi crea una checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel si basa quindi su questa struttura contenutistica, anche se l’obbligatorietà in materia di onorari deve essere regolata contrattualmente nel singolo caso.
Le nove fasi di prestazione seguono una logica interna: descrivono il processo di progettazione dal primo colloquio con il committente fino all’assistenza relativa all’opera completata. Ogni fase si basa sui risultati di quella precedente e genera prodotti di progettazione definiti, i cosiddetti risultati di lavoro. Le prestazioni di base sono quelle attività che di norma sono necessarie per la corretta esecuzione di un incarico e che vengono remunerate con l’onorario concordato. Le prestazioni speciali vanno oltre e devono essere concordate e retribuite separatamente. Questa distinzione è di fondamentale importanza per la checklist, poiché determina cosa va spuntato di default e cosa richiede una base contrattuale esplicita.
Perché è utile una checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel
I progetti di pianificazione nell’architettura del paesaggio e nell’urbanistica sono complessi, di lunga durata e coinvolgono numerosi soggetti. Tra committente, progettisti specializzati, autorità, imprese esecutrici e utenti si creano numerosi punti di contatto in cui le informazioni vanno perse, le prestazioni rimangono poco chiare o le responsabilità si confondono. Una checklist strutturata, che riproduca sistematicamente le fasi di prestazione della HOAI, fa chiarezza in questo ambito: rende trasparente quali prestazioni devono essere fornite in quale fase, chi ne è responsabile e se sono state effettivamente fornite.
Excel, in quanto strumento, offre vantaggi decisivi rispetto alle soluzioni cartacee o ai software rigidi. Il foglio di calcolo è presente in quasi tutti gli studi di progettazione, non richiede un periodo di formazione su software specializzati ed è liberamente personalizzabile. Le formule consentono il calcolo automatico dello stato di avanzamento delle prestazioni, i sistemi a semaforo visualizzano lo stato di avanzamento del progetto e le funzioni di filtro e ordinamento permettono una rapida valutazione in base alla fase di prestazione, alla responsabilità o allo stato di completamento. La checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel non è quindi un modulo rigido, ma un documento di controllo dinamico che si adatta all’andamento del progetto.
Per gli studi di piccole e medie dimensioni che non utilizzano complessi sistemi di gestione dei progetti, la checklist in Excel rappresenta spesso la soluzione più pragmatica. Può essere adattata alle specifiche del progetto, corredata di commenti, collegata ad altri documenti e condivisa all’interno del team. Allo stesso tempo, rimane sufficientemente chiara da poter fungere da strumento di comunicazione anche per i committenti o i responsabili di progetto. Chi aggiorna costantemente la checklist dispone in ogni momento di una base solida per le riunioni di progetto, la fatturazione degli onorari e, in caso di controversia, anche per le dispute legali relative alle prestazioni fornite.
Struttura e contenuto di una checklist professionale in Excel per le fasi di prestazione
Una checklist ben strutturata delle fasi di prestazione HOAI in Excel segue la struttura dei profili prestazionali HOAI ed è suddivisa in fogli di calcolo o sezioni per ciascuna fase di prestazione. Per ogni fase vengono elencate le prestazioni di base rilevanti tratte dal rispettivo profilo delle prestazioni, integrate da particolarità specifiche del progetto e, se del caso, da prestazioni speciali concordate. Ogni riga della tabella corrisponde a una prestazione concreta o a una fase di verifica, alla quale sono associate colonne relative a responsabilità, data di scadenza, stato di completamento e commenti.
Per il profilo prestazionale «Impianti all’aperto» secondo l’HOAI, la fase di prestazione 1 (determinazione dei presupposti) comprende, ad esempio, il chiarimento del compito da svolgere, la consulenza sul fabbisogno di prestazioni e la sintesi dei risultati. La fase di prestazione 2 (progettazione preliminare) comprende l’analisi dei dati di base, la definizione degli obiettivi e l’elaborazione di un concetto progettuale. La fase di prestazione 3 (progettazione preliminare) comprende la rappresentazione grafica del progetto complessivo, la trattativa con le autorità e la stima dei costi secondo la norma DIN 276. La fase di prestazione 4 (progettazione per l’approvazione) comprende l’elaborazione dei documenti per le autorizzazioni amministrative. La fase di prestazione 5 (progettazione esecutiva) fornisce le basi grafiche e di calcolo per l’esecuzione dei lavori. Le fasi di prestazione da 6 a 9 coprono la preparazione e la collaborazione nell’aggiudicazione dell’appalto, la sorveglianza dei lavori, la direzione dei lavori e l’assistenza post-costruzione.
È opportuno integrare la checklist con una pagina di riepilogo che mostri a colpo d’occhio lo stato di avanzamento complessivo del progetto. Qui è possibile utilizzare formule per calcolare la percentuale di completamento per ciascuna fase di prestazione, mettendo in rapporto il numero di prestazioni spuntate con il numero totale. Una formattazione condizionale evidenzia in verde le voci completate, in giallo quelle in sospeso e in rosso quelle scadute. Questa rappresentazione visiva rende lo stato del progetto comprensibile anche per i soggetti coinvolti che non lavorano quotidianamente con la checklist. Ai fini del calcolo degli onorari, un’ulteriore colonna può indicare la percentuale di onorario relativa alla rispettiva prestazione di base, in modo che la checklist funga contemporaneamente da base di fatturazione.
Distinguere chiaramente le prestazioni di base da quelle speciali
Una delle decisioni più importanti nella strutturazione della checklist è la chiara separazione tra prestazioni di base e prestazioni speciali. Le prestazioni di base sono definite nel quadro delle prestazioni dell’HOAI e sono compensate con l’onorario concordato. Le prestazioni speciali devono essere concordate e retribuite separatamente; sono elencate a titolo esemplificativo nell’HOAI, ma non in modo esaustivo. Nella pratica, le controversie sorgono spesso proprio su questo confine: la redazione di un piano di manutenzione e sviluppo è una prestazione di base della gestione dell’immobile o una prestazione speciale? La collaborazione alla stesura di piani regolatori, in qualità di contributo tecnico, è una prestazione di base o un incarico aggiuntivo?
La checklist dovrebbe rendere visibile tale confine tramite una colonna dedicata o una codifica cromatica. Le prestazioni particolari devono essere accompagnate da un riferimento alla base contrattuale, ovvero al punto del contratto in cui sono state concordate, e all’onorario aggiuntivo concordato a tal fine. In questo modo si evita che i servizi speciali vengano prestati tacitamente senza che esista una base di remunerazione, il che nella pratica costituisce un errore frequente e costoso.
Garanzia di qualità e controllo degli onorari con la checklist
La checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel svolge due funzioni che si rafforzano a vicenda: garanzia della qualità e controllo degli onorari. In quanto strumento di garanzia della qualità, assicura che nessuna prestazione di base venga tralasciata e che i prodotti di progettazione di ogni fase siano disponibili nella loro interezza prima che inizi la fase successiva. Nella pratica, il passaggio tra le fasi di prestazione è spesso fluido e gli studi iniziano i lavori della fase successiva prima che quella precedente sia formalmente conclusa. Ciò non è di per sé sbagliato, ma comporta il rischio che manchino elementi fondamentali o che non vi sia un adeguato coordinamento. La checklist rende visibili tali lacune.
In quanto strumento di gestione degli onorari, la checklist documenta quali prestazioni sono state effettivamente fornite. Ciò è rilevante per la fatturazione di prestazioni parziali e per le fatture di acconto. L’HOAI assegna alle singole fasi di prestazione delle percentuali dell’onorario complessivo, che fungono da orientamento per le fatture di acconto. Chi gestisce la checklist in modo coerente può dimostrare in qualsiasi momento quale stato di avanzamento dei lavori sia stato raggiunto e quale quota di onorario sia quindi giustificatamente esigibile. In caso di controversia, ad esempio in caso di risoluzione anticipata di un contratto di progettazione, questa documentazione ha un notevole valore giuridico.
Per gli studi che gestiscono più progetti in parallelo, si consiglia di creare un file master che funga da modello per le liste di controllo specifiche per ciascun progetto. Questo modello contiene tutte le prestazioni di base del quadro prestazionale pertinente, le colonne standard e le formule per il calcolo dello stato di avanzamento. Per ogni nuovo progetto, il modello viene copiato e adattato alle specifiche del progetto. In questo modo, nel corso del tempo si crea una struttura di documentazione coerente, immediatamente comprensibile anche per i nuovi collaboratori e che facilita il loro inserimento.
Errori tipici nell’utilizzo e come evitarli
L’errore più comune quando si lavora con una checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel è la manutenzione irregolare. Una checklist che viene compilata solo all’inizio del progetto e poi non viene più aggiornata perde rapidamente il suo valore come strumento di controllo. Lo stato di avanzamento deve essere aggiornato continuamente, idealmente dopo ogni riunione di progetto o al completamento di una fase di progettazione. Gli studi che integrano la checklist nella loro routine settimanale di progetto ne traggono beneficio a lungo termine; quelli che la considerano un onere una tantum, di solito falliscono per mancanza di costanza.
Un altro errore comune è una granularità troppo approssimativa. Se una riga della checklist copre un’intera fase di prestazione con un unico segno di spunta, il contenuto informativo è minimo. È opportuno inserire ogni prestazione di base come riga a sé stante e, nel caso di prestazioni complesse come la progettazione esecutiva o la supervisione dei lavori, aggiungere ulteriori sottopunti. Allo stesso tempo, la checklist non dovrebbe diventare così minuziosa da richiedere più tempo per la sua gestione di quanto ne faccia risparmiare. Il giusto livello di granularità dipende dalle dimensioni del progetto e dalla struttura dello studio e deve essere determinato individualmente per ogni studio.
Gli errori derivano anche dalla confusione tra i diversi profili di prestazione. L’HOAI distingue diversi profili di prestazione per i vari compiti di progettazione: spazi esterni, edifici, opere di ingegneria civile, infrastrutture di trasporto, progettazione paesaggistica e altro ancora. Chi applica una checklist per gli spazi all’aperto a un progetto di pianificazione paesaggistica, lavora con prestazioni di base errate. Ogni checklist deve corrispondere alle prestazioni effettivamente commissionate. Nel caso di progetti che coinvolgono più tipi di prestazioni, come ad esempio un progetto di sviluppo urbano che comprende la pianificazione degli spazi all’aperto e quella dei trasporti, è opportuno utilizzare checklist separate per ciascun tipo di prestazione.
Infine, molti studi sottovalutano l’importanza della documentazione relativa agli accordi e alle decisioni. La checklist non dovrebbe limitarsi a registrare lo stato di avanzamento, ma dovrebbe anche riportare le decisioni e le modifiche sostanziali. Se il committente, nella fase 3, richiede una modifica sostanziale del concetto progettuale, si tratta di un evento che altera l’ambito dei servizi e ha conseguenze sul calcolo degli onorari. Un campo di commento nella checklist che registri tali eventi con la data crea una cronologia del progetto attendibile.
Integrazione nella gestione del progetto e nella comunicazione di squadra
La checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel dispiega appieno i propri vantaggi solo se integrata nella struttura di gestione del progetto dello studio. Ciò significa che non deve essere gestita solo dal responsabile di progetto, ma utilizzata dall’intero team. Le riunioni periodiche di progetto, durante le quali si esamina insieme lo stato di avanzamento della checklist, garantiscono trasparenza ed evitano che i singoli membri del team non siano a conoscenza dello stato di pianificazione del progetto. La checklist diventa così un documento di riferimento comune, non uno strumento di controllo da parte del superiore.
Per la comunicazione con i committenti, una versione semplificata della checklist può fungere da rapporto sullo stato di avanzamento. I committenti che desiderano sapere in quale fase di esecuzione si trova il loro progetto e quali siano i prossimi passi da compiere ricevono, grazie a una panoramica ben strutturata, una risposta chiara e professionale. Ciò rafforza la fiducia nello studio e riduce lo sforzo comunicativo, poiché le richieste di chiarimenti sullo stato del progetto diventano più rare.
Negli studi con più progetti e responsabili di progetto, si consiglia una struttura di archiviazione centralizzata per tutte le checklist di progetto, che consenta al titolare dello studio o alla direzione di avere una panoramica dello stato complessivo del portafoglio. Una tabella riassuntiva che sintetizza in un’unica pagina lo stato di avanzamento di tutti i progetti in corso può essere compilata automaticamente dai singoli file di progetto, purché la struttura delle liste di controllo sia uniforme. Si ottiene così una gestione del portafoglio semplice ma efficace, senza ricorrere a costose soluzioni software.
Limiti dello strumento e integrazioni utili
Per quanto utile sia la checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel, presenta chiari limiti. Si tratta di uno strumento di documentazione, non di un sostituto del giudizio professionale. Non è possibile valutare con un semplice segno di spunta se una prestazione di base sia stata effettivamente fornita con la qualità richiesta. La checklist documenta l’esecuzione, non la qualità. Per garantire la qualità dei contenuti sono necessarie verifiche tecniche, il principio del doppio controllo e la consulenza tra colleghi, che non possono essere sostituiti da alcun strumento di foglio di calcolo.
Inoltre, Excel non è uno strumento collaborativo in tempo reale. Quando più persone lavorano contemporaneamente su un file, sorgono conflitti di versione che possono portare alla perdita di dati o a incongruenze. Gli studi che lavorano intensamente in team dovrebbero gestire la checklist in un ambiente basato sul cloud, che consenta la modifica simultanea, oppure stabilire regole chiare per la gestione dei file. In alternativa, i software specializzati nella gestione dei progetti e le soluzioni di gestione degli uffici per gli studi di progettazione offrono liste di controllo strutturate con funzioni di collaborazione, in grado di integrare o sostituire in modo efficace Excel negli studi di grandi dimensioni.
Per progetti complessi con numerosi progettisti specializzati, tempi di esecuzione lunghi e procedure di appalto estese, la checklist in Excel raggiunge i propri limiti di capacità. In questi casi, la scelta più professionale è rappresentata dai sistemi integrati di gestione dei progetti che combinano pianificazione delle scadenze, gestione dei documenti e monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori. La checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel rimane tuttavia preziosa anche in tali contesti come documento di riferimento rapidamente accessibile, che riproduce in modo sintetico la sistematica HOAI.
La checklist come strumento di gestione professionale
La checklist delle fasi di prestazione HOAI in Excel non è uno strumento burocratico, ma l’espressione di una cultura progettuale professionale. Rende gestibile nella quotidianità del progetto la struttura standardizzata delle prestazioni HOAI, crea trasparenza nei confronti dei committenti e dei soggetti coinvolti nel progetto e fornisce la base documentale indispensabile per un calcolo degli onorari conforme alla legge. Chi aggiorna la checklist in modo coerente e con il giusto livello di dettaglio non solo ottiene una visione d’insieme, ma anche sicurezza: la sicurezza di non aver tralasciato alcuna prestazione di base, di non aver fornito alcuna prestazione speciale a titolo gratuito e, in caso di controversia, di poter dimostrare cosa è stato eseguito e quando.
Per gli architetti paesaggisti e i progettisti di spazi aperti che lavorano con il profilo prestazionale «spazi esterni», la checklist è particolarmente preziosa, poiché questo profilo prestazionale è spesso meno conosciuto nella pratica rispetto a quello relativo agli edifici e perché i committenti tendono spesso a sottovalutare la portata delle prestazioni di progettazione degli spazi aperti. Una checklist ben strutturata, che illustri tutte e nove le fasi di prestazione con le relative prestazioni di base specifiche per gli spazi esterni, è uno strumento di comunicazione che previene i malintesi e mette in luce il valore della progettazione professionale degli spazi esterni.
L’investimento in un modello accuratamente strutturato si ripaga nel corso di numerosi progetti. Chi ha sviluppato una volta una checklist coerente e adattata al proprio profilo di prestazioni, dispone di uno strumento che matura con ogni progetto e che sostiene in modo duraturo la qualità dei servizi di progettazione. Non è una questione di dimensioni dello studio, ma di atteggiamento professionale nei confronti del proprio lavoro.




















